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价值流如何分析改善办公过程

编辑:钱柜平台分类:精益生产管理类时间:2016-01-25 09:11:14

值流图析在办公过程中的使用方式可以和在生产车间的使用方式一样。图析工具可以用来发现工作的组织安排方式和过程流经整个组织(或者一系列组织)的方式,从而使得管理达到以下目标:


?目视化过程。

?指出问题点。

?专注于组织的精益变革方向。


价值流


然而,办公室和生产车间毕竟是有明显区别的。在办公过程里面,物料流指的是为了完成一项服务而发生的书面的或者电子化的实际数据流,信息流指的是发生在生产和办公系统中用来启动下一个工作任务的时序触发机制。和生产系统不同,办公系统的信息流结构比较松散,时序安排没有规律,这使得大家很难去界定和分析这种价值流。而且,通常管理部门要支撑多个价值流,这使得把每个价值流单独区分并记录下来变得更加困难。比如,客户服务可能会包括报价、订单处理、发票处理、电话营销等。另外,这些办公过程的价值流也从来不会只出现在一个部门之中。


事实上,企业通常都会把成功归功于各部门的单独贡献,比如人力资源部、财务部、工程部、采购部的贡献,而没有看到各部门之间工作的互动与整合的作用。毫无疑问,在办公室实施价值流分析和改善这一精益概念,对于绝大多数企业而言都是比较困难的。


对办公过程进行价值流管理无疑会面临种种挑战。企业可以采取一种比较温和的方式,先从一两个价值流开始,然后再随着精益变革的推进,循序渐进地进行重新设计。当大家在绘制生产车间价值流图时,跨职能的图析小组会沿着产品的生产路径走一遍,然后把观察到的内容全部在图纸上描绘出来。对于一个办公过程来说,通常服务过程是大家进行图析观察的对象,这些服务过程可以与具体的产品相关,也可以不相关。图析小组把每个工作任务、信息流和工作表现都画在图纸上,然后提出引导式的问题去挑战现有的过程,最后画出一个新的、有更多增值、流动更通畅、浪费更少的价值流。随着企业对价值流的逐步重视,大家就能更容易地看到价值和浪费,从而设计出更加有效的价值流。


随着价值流工作的持续推进,大家将看到企业在精益变革的过程中如何利用办公过程价值流图析来应对战略性的商业问题和组织挑战,如改善文件操作和信息的传递,为支撑一个新的产品策略重新定义角色和权责,改善各力、事处之间的协调工作,搬迁或者合并一家企业。企业也可以利用价值流图析把办公室的价值流扩展到客户和供应商,从而了解客户对新产品需求的变化趋势,取得供应商对新产品开发的支撑。

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