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优秀时间管理者是如何打造出来的?

编辑:钱柜平台分类:相关管理类时间:2014-04-01 11:10:14

现在让大家来看一下你如何才能成为一个优秀时间管理者。很多时候一个最大的问题在挑战大家,那就是大家常常被突如其来的工作任务所打扰。我将分析大家拖延时间的原因和降低拖延危害的一些方法;其次分析大家如何高效地管理工作空间,比如电脑和办公室;最后讨论大家怎样对使大家生活便利的设备(如电话)做出省时利用。拖延经常发生在大家的生活中,因为人们对开始和结束一项特定的工作产生焦虑或者对自己提出的方案不自信。拖延症状在西方社会又被称为时间盗窃。其实大家都在不同程度上有过拖延症状,甚至还有人已经将它发展成了强迫性拖延心理病。因此大家要明白偶尔拖延是正常的。但是问题仍然存在,需要大家制定应对之策。

时间如生命

 

大家拖延不外乎以下:

 

1.我这次的工作太难,我缺乏信心;

 

2.我担心别人否定我,如果我没有做好这次任务;

 

3.我没有及时培养应付这次任务的能力;

 

4.时间确是紧迫,任务日标不明确。

 

用我自己的例子吧。我在做推销员时从来不会花费过多的时间在那些很冷漠回应我的顾客上。长时间的经验告诉我越是冷漠回应的顾客越有可能拒绝我的推销。当遇到友好且愿意坐下来的客户时,我知道这才是我值得花时间的人。但是,这时候我会用一杯咖啡让他们等一等。我利用这个时间去主管身边,看,我有几位有潜力的客户。那么明天的报告是不是可以……。这时我需要确定我被允许延后一些时间。当然很多时候我不是只有一份报告,而是很多任务交织在一起。对推销员来说,与其理清头绪,还不如马上着手工作。我相信头绪可以在工作中浮出水面的。但是无论有多少任务,我都会把核心目标放在一张名单上,上面有我的合作伙伴和潜力客户。

 

那么怎样应对拖延呢?首先无顺序地理一份清单,写上所有面临的任务。然后细读清单,标出任务的先后完成顺序。其次也是最重要的,为每一项任务测算出时段,记住不能太紧凑,要为自己留出可自由支配的时间,因为你有可能提前或超过预定时间完成任务。最后是很多人忽略的,在完成所有任务后对本次的时间安排做反馈。我曾经按计划在下午4点到5点有见经纪人的任务。结果发现经纪企业4点下班了。对于这种不常见的情况,我会反馈到本次的时间规划中,避免以后犯相同的错误。掌握到这些,就是掌握了时间管理技巧的精华了。

 

有的时候,大家面临的不是几项任务,而是一个巨大的工程。这时大家要尽量把它划分为一系列小型的任务。在无法对这些任务理出先后顺序的情况下,我建议先做时间需要少的任务。当大家在短时内同时完成几项任务,大家会感到心理上的安慰。管理时间没有捷径可寻,选择适合你的方式才是关键。但是你一定不能忽略这些重点:1.有一个计划;2.先学会一次做好一件事;3.重要任务需要快速明确;4.不要过于苛刻地对待自己。你不会每次都能成功地管理时间,因为有的时候时间并不在你手上。你的时间可能被各种因素左右,比如自己的监控状况,家人,朋友以及爱人。

 

良好的工作空间管理可以很大程度上解决拖延。在办公室中,管理纸类信息和电子信息的原则基本相似。首先,大家要观察信息的使用频率。比如很多人会将常用的网站储存在一个档案中。其次,大家要观察信息的使用时间。我会按照本次工作需要、未来几天需要和今后可能需要把信息分为三个档案。这个办法可以分别用在处理纸类信息和电子信息上。当然,你还需要大的文件筐对纸类信息分类,如数据表格、银行报表、保险单。据观察,会高效管理时的人都有一个干净的办公桌。他们会对纸类信息进行分类,使它们清晰明了地展现在有隔断的文件筐里。一个于净的办公空间可以方便你工作,让你更加清爽地完成任务。包括助你集中精神,你还会在杂乱无序的办公空间工作吗?

 

电话可以是一个巨大的时间浪费者,也可以是一个真正意义上的时间节约机,这取决于使用它的技巧。当你的来电已经对你的工作造成威胁时,你又没有可以过滤掉它们的App,这里有几个办法你可以试一试。使用电子语音留言功能(如果你实在不想被打扰);关闭手机后再去开会或者见重要的人;尽量把办公电话放在同一时间段内解决以免分散精力。当你接到讲话滔滔不绝的人的电话时,尤其那个人是你的客户。你可以礼貌地说我十分钟后有一个会议,您现在就把问题告诉我,看看我今天能不能为您解决。相信他会进入正题,放弃多余的无聊的谈话。但是你一定不能表现出对他的内容感到无聊。最好礼貌而又坚定地说出理由使你从电话闲谈回到繁忙的工作中。

 

最后,我想补充一些有关决策制定的技巧给大家的领导者们。很多时候我发现领导者们拖延任务并不是因为下属没有按时交上成果。而是因为他们不能及时地做出决策。我建议问问自己这几个问题:

 

1.我手上有足够的信息让我做出正确的决策吗

 

2.我有几个策略可以入选;

 

3.人选的策略有没有哪个会对我的团队产生负面影响;

 

4.最终的策略与我的团队技能相匹配吗。


我想说明第4个问题。很多领导者做出的决策共有理论性和利益驱动性。团队的决策往往依附于数据、先例和利益,但这些都不足以证明决策的可行性。我看过很多可行性报告,里面大多忽略了团队的技能评估,也就是我的团队现有的技能是否可以胜任我做出的决策。以上4个问题是最值得研究却有时被忽略的,所以我建议在这上上面多花时间。这样不仅可以提高效率,还可以加大决策的可行性。

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